結論：採用担当がいない中小企業は、「求人原稿の作成」「媒体運用・スカウト」「応募者対応・日程調整」の3つを外に出し、社長や現場責任者は「要件の決定」と「面接」だけを担う分担にすると、月20〜40時間の採用工数を5時間以下に抑えられます。この分担を月額固定の採用代行で実現すると、費用は月15万円前後から、人材紹介1名分（約175万円）より安く年間を通した採用体制が持てます。この記事では、兼任体制の限界、業務分担の設計、採用代行を使う場合の費用と進め方を解説します。
この記事でわかること
- 採用担当がいない会社で採用が止まる3つの原因
- 社内に残す業務・外に出す業務の分け方
- 採用代行を使った場合の費用と最初の1ヶ月の進め方
- 兼任のまま改善する場合の最低限の打ち手
採用担当がいない会社で採用が止まる3つの原因
- 応募への返信が遅れる：社長や総務が本業の合間に対応するため、応募から連絡まで2〜3日空き、その間に候補者は他社で決まります。
- 求人原稿が古いまま：最初に出した原稿を更新せず、応募が減っても原因が分からない状態が続きます。
- 媒体が1つに固定される：ハローワークと1媒体だけで募集し、職種に合った媒体やスカウトを使えていません。
いずれも「手が回らない」ことが原因で、担当者を1人採用すれば解決しますが、人事経験者の採用自体が難しく、年収400万〜500万円の固定費になります。
社内に残す業務と外に出す業務
| 業務 | 社内（社長・現場責任者） | 外部（採用代行） |
|---|---|---|
| 採用要件の決定（人数・時期・条件） | 決める | たたき台を作る |
| 求人原稿の作成・更新 | 確認のみ | 作成・改善 |
| 媒体の選定・運用・スカウト送信 | — | 実施 |
| 応募者への一次連絡・日程調整 | — | 実施 |
| 面接 | 実施 | 評価シート・質問例を用意 |
| 内定連絡・条件提示 | 決める | 連絡文面・フォロー |
| 週次の数字確認（応募数・通過率） | 15分の定例で確認 | レポート作成 |
この分担にすると、社内に残るのは「決める」「面接する」の2つだけです。面接が週2件なら、採用にかかる社内工数は週1〜2時間に収まります。
採用代行を使う場合の費用
応募者対応と日程調整まで含む月額固定型の採用代行は、月15万円前後からが目安です。人事担当を1人雇う場合の人件費（年収450万円なら月約37万円＋社会保険料）や、人材紹介で1名採用する費用（年収500万円で約175万円）と比べると、月15万円×6ヶ月＝90万円で複数名の採用まで対応できる採用代行は、採用担当がいない会社にとって最も費用対効果の高い選択肢です。詳しい相場は採用代行の費用相場を参照してください。
最初の1ヶ月の進め方
- 1週目：採用要件のヒアリング（人数・時期・必須条件・給与レンジ）、求人原稿の作成、媒体の選定
- 2週目：媒体掲載開始、スカウト送信開始、応募者対応のルール（返信は営業日24時間以内）を設定
- 3〜4週目：応募数と通過率を見て原稿・媒体を調整、面接の日程調整を代行側で回す
開始から2〜4週間で応募が集まり始め、1〜2ヶ月目に面接、2〜3ヶ月目に内定・入社というスケジュールが標準です。採用にかかる期間の目安は採用にかかる期間の目安で解説しています。
兼任のまま改善するなら最低限やること
- 応募通知をスマホで受け取り、営業日24時間以内に返信する
- 求人原稿は月1回、応募数を見て見出しと条件を見直す
- Indeedか求人ボックスの無料枠に加えて、職種に合った媒体を1つ足す
- 面接日程は候補者に3つの候補日を同時に出す
よくある質問
従業員10名以下でも採用代行は使える？
使えます。1ポジションから依頼できる月額固定型であれば、従業員数は関係ありません。採用計画の作成から始めるため、求人票や媒体アカウントがなくても開始できます。
採用代行に任せると自社のことを理解してもらえない？
初回のヒアリングと週次の定例で解消できます。原稿は社内で確認する形にすれば、会社の言葉で求人を出せます。
採用できたら契約を終了できる？
最低契約期間（3ヶ月程度）を過ぎれば月単位で終了できるプランが一般的です。求人原稿や媒体アカウントが自社名義で残るかを確認してください。
まとめ
採用担当がいない会社の採用は、「決める・面接する」を社内に残し、「書く・集める・連絡する」を外に出すと回り始めます。月額固定の採用代行なら月15万円前後から、年間を通じた採用体制を持つことができます。
助っ人人事は、採用担当がいない・兼任の中小企業向けに、面接以外の採用業務を月額15万円（税抜）から代行します。何名採用しても追加費用0円、最短1週間で開始できます。
