結論：総務の採用は、任せる業務の範囲を先に表にまとめ、社内調整の経験がある人を選ぶのが近道です。総務事務員の有効求人倍率は1.14倍（令和7年度）で、0.29倍の一般事務員より採りにくい職種です。
総務の採用市場：求人倍率と年収の目安
厚生労働省の職業情報提供サイト（job tag）では、総務事務は「総務事務員」に分類されています。ハローワークの求人統計と賃金構造基本統計調査をもとにした主な数字は次のとおりです。
| 指標 | 数値 | 対象・時期 |
|---|---|---|
| 総務事務員の有効求人倍率 | 1.14倍 | 令和7年度・ハローワーク |
| 一般事務員の有効求人倍率（比較用） | 0.29倍 | 令和7年度・ハローワーク |
| 事務従事者全体の有効求人倍率 | 0.37倍 | 令和8年9月・常用（パート含む） |
| 総務事務の賃金（年収） | 525.2万円 | 令和7年賃金構造基本統計調査を加工 |
| 総務事務の平均年齢 | 44.9歳 | 令和7年賃金構造基本統計調査を加工 |
| ハローワークの求人賃金（月額） | 23.7万円 | 令和7年度・前年度差0.7万円増 |
事務の仕事全体では、求人より仕事を探す人が多い状態です。一方で総務事務員に絞ると倍率は1倍を超え、求人のほうが多くなります。「事務なら応募が集まる」と考えて募集すると、総務の経験者には届かないことがあります。
ハローワークの求人賃金は前年度より上がっています。他社の求人と比べて給与が見劣りしないか、募集の前に確認しておきます。
総務と一般事務の違い：任せる範囲を先に決める
job tagでは、一般事務は各部署で定型的な業務にあたることが多いと説明されています。総務事務は、設備・備品の管理や社内ルールの策定など、会社全体にかかわる業務が多いとされています。中小企業では総務が人事労務や経理を兼ねることも多いため、業務を表に分けて整理します。
| 区分 | 主な業務 | 求人票での書き方の例 |
|---|---|---|
| 日常業務 | 社員からの問い合わせ対応、郵便物・備品の管理、文書の管理 | 備品・郵便物の管理、社内の問い合わせ窓口 |
| 設備・資産 | 事務所の契約やリース、設備の保全、社用車の管理 | オフィスの契約・設備まわりの手配 |
| 会議・機関 | 役員会や株主総会の準備、議事録の作成 | 取締役会の資料準備と議事録作成 |
| 規程・届出 | 社内規程の作成と改定、官公庁への届出 | 社内規程の改定と周知 |
| 福利厚生・行事 | 福利厚生の手続き、慶弔の手配、社内イベントの運営 | 慶弔対応、年2回の社内イベントの運営 |
表を作ったら、次の順で募集の中身を決めます。
- 各業務にかかる月の時間を、今の担当者に聞いて書き出す
- 人事労務や経理を兼ねてもらうかどうかを決める
- 入社後3ヶ月で任せる業務と、1年後に任せたい業務を分ける
- 正社員・パート・派遣のどれで採るかを決める
総務の求人票の書き方（記入例つき）
令和6年4月から、募集時には「従事すべき業務の変更の範囲」「就業の場所の変更の範囲」の明示も必要になりました。有期契約なら「更新する場合の基準」も書きます。総務は担当範囲が広い分、仕事内容をできるだけ具体的に書きます。
| 項目 | 記入例 |
|---|---|
| 職種名 | 総務担当（設備・備品管理／社内規程／取締役会運営） |
| 仕事内容 | 社内の問い合わせ対応、備品と郵便物の管理、オフィスの契約手配、取締役会の準備と議事録作成 |
| 必須要件 | 事業会社での総務または庶務の実務経験 |
| 歓迎要件 | 社内規程の改定、株主総会の運営、衛生管理者などの資格 |
| 体制 | 管理部3名（総務1名・経理1名・人事1名）。上長は管理部長 |
| 業務の変更の範囲 | 雇入れ直後：総務業務／変更の範囲：会社の定める業務 |
| 就業場所の変更の範囲 | 雇入れ直後：本社／変更の範囲：会社の定める事業所 |
| 働き方 | 月の残業時間の目安と、繁忙期（株主総会前、年度末など） |
job tagでは、年度末など定例の人事異動期や株主総会の前後は残業が多くなることもあると説明されています。繁忙期を先に書いておくと、入社後の「聞いていなかった」を防げます。書き方の基本は求人票の書き方でも解説しています。
向いている採用手段と使い分け
総務は、経験者を狙うか、未経験から育てるかで使う手段が変わります。
| 手段 | 向くケース | 注意点 |
|---|---|---|
| 求人検索エンジン・求人サイト | 総務アシスタント、未経験から育てる募集 | 一般事務の希望者も多く集まるため、書類選考の基準を先に決める |
| スカウト型サービス | 総務経験3年以上など、経験者に絞る募集 | 経歴を読んで個別の文面を送る手間がかかる |
| 人材紹介 | 総務の責任者、上場準備に関わる人 | 成功報酬がかかり、採用単価が上がりやすい |
| ハローワーク | 地元で長く働ける人を探す募集 | 仕事内容を具体的に書かないと埋もれやすい |
| 派遣・紹介予定派遣 | 急な欠員を埋めたい場合 | 社内の情報をどこまで任せるかを決めておく |
媒体ごとの料金はIndeedの料金やエン転職の料金にまとめています。
選考で見るポイント
job tagでは、総務の仕事には正確かつ迅速な判断力と主体的な行動力が必要とされています。他部署との調整や交渉も多く、コミュニケーション能力や相手への気配りも求められます。社内で起きる様々な問題に対応するには、少なくとも3年程度の経験が必要ともされています。
| 確認すること | 質問例 | 見るポイント |
|---|---|---|
| 業務の幅 | 前職の総務業務を、時間の多い順に教えてください | 自社で任せたい業務と重なるか |
| 調整力 | 部署どうしの要望がぶつかったとき、どう決めましたか | 根拠を示して合意を作れるか |
| 改善の経験 | 手作業の業務を減らした例はありますか | 仕組みで負担を減らした経験があるか |
| 正確さ | 期限のある届出を漏らさないために、何をしていましたか | 自分なりの管理方法を持っているか |
資格は必須にしないほうが応募を集めやすくなります。job tagでも、衛生管理者や日商簿記2級、防火管理者などは入社前の取得を求められていないと説明されています。入社後に必要に応じて取得する場合が多いとされています。
job tagによると、総務の仕事でもペーパーレス化や勤怠管理のクラウド利用が広がっています。前職で使っていたツールも、面接で確認しておくと安心です。
採用支援の現場で分かっていること
中小企業の総務採用でよく起きるのは、前任者の業務を「総務一式」とまとめて募集してしまうことです。実際には給与計算、社会保険の手続き、経理の入力まで含まれていて、入社後に話が違うと感じさせてしまいます。退職者が出てから募集する場合は、引き継ぎの前に業務を書き出し、総務の業務とそれ以外を分けておきます。
次によくあるのが、一般事務と同じ書き方で募集し、応募は多いのに経験者がいないという状態です。総務の経験者は、取締役会や社内規程など、会社全体にかかわる仕事に関心を持つ傾向があります。会社全体の仕事をどこまで任せるかを求人票に書くと、経験者からの応募が増えやすくなります。
入社後の失敗例としては、社員からの問い合わせが一人に集中し、本来任せたい改善の仕事に手が回らないケースがあります。問い合わせの受付方法と、よくある質問の一覧を入社前に整えておくと、立ち上がりが早くなります。
よくある質問
総務の求人倍率はどのくらいですか。
job tagによると、総務事務員の有効求人倍率は1.14倍（令和7年度）です。一般事務員の0.29倍より高く、経験者を狙うほど採用は難しくなります。
総務と一般事務は分けて募集すべきですか。
任せる業務が会社全体にかかわるなら、総務として募集します。書類作成やデータ入力が中心なら、一般事務として募集するほうが応募者との認識のずれが少なくなります。
未経験者を採用しても大丈夫ですか。
job tagでは、総務の仕事に就くために特に学歴や資格は必要とされないと説明されています。一方で、社内の様々な問題に対応するには3年程度の経験が必要ともされています。教える人と手順書を用意できるかで判断します。
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